پہلے سرکاری ادارے کی ویب سائٹ چیک کریں۔ کچھ معلومات جو آپ تلاش کر رہے ہیں، وہ آن لائن دستیاب ہو سکتی ہیں۔ اس کے علاوہ، ان کی ویب سائٹ پر معلومات کی درخواست یا عوامی معلومات کی درخواست جمع کروانے کے بارے میں عمومی معلومات کے لیے فارم بھی شامل ہو سکتا ہے (دیکھیں مرحلہ 4)۔

1. مطلوبہ معلومات کی اتنی وضاحت اور تفصیل شامل کریں کہ حکومتی ادارہ مطلوبہ معلومات کی درست شناخت اور تلاش کر سکے۔
2. یاد رکھیں، حکومتی ادارہ یہ نہیں پوچھ سکتا کہ آپ معلومات کیوں مانگ رہے ہیں، اور آپ کو یہ بتانے کی ضرورت نہیں کہ آپ ریکارڈز تک رسائی کیوں چاہتے ہیں۔

*فریڈم آف انفارمیشن فاؤنڈیشن آف ٹیکساس اور نیشنل فریڈم آف انفارمیشن کولیشن کی جانب سے عوامی معلوماتی درخواستوں کے نمونے تلاش کریں۔

آپ کو ہمیشہ اپنے ریکارڈ کے لیے اپنی تحریری درخواست کی نقول محفوظ رکھنی چاہئیں۔ تصاویر یا اسکینز قابل قبول ہو سکتے ہیں۔

آپ اپنی درخواست صرف درج ذیل طریقوں میں سے کسی ایک کے ذریعے سرکاری ادارے کے پبلک انفارمیشن آفیسر یا اس شخص یا افسر کو دے سکتے ہیں جسے حکومتی ادارے نے ان درخواستوں کو وصول کرنے کے لیے مقرر کیا ہے:

1. یونائیٹڈ اسٹیٹس میل؛
2. ای میل؛
3. ہاتھ سے ترسیل (حکومتی ادارے کے معقول طریقہ کار کے مطابق)؛ یا
4. کوئی اور طریقہ جو حکومتی ادارے کی طرف سے منظور شدہ ہو۔

ٹیکساس گورنمنٹ کوڈ 552.234 دیکھیں۔

اگر آپ درخواست بھیجیں تو اسے ڈاک خانے سے بھیجیں اور رسید اپنے پاس رکھیں۔ اسے ایسے طریقے سے بھیجیں جو ٹریکنگ نمبر تیار کرے، جیسے Priority Mail یا Certified Mail۔

اگر آپ ای میل کے ذریعے بھیج رہے ہیں تو بہتر ہوگا کہ آپ بھیجتے وقت ڈیلیوری رسید کی درخواست کریں۔

اور اگر آپ درخواست ذاتی طور پر پہنچائیں تو یہ ثابت کر سکیں کہ آپ وہاں موجود تھے۔ مثال کے طور پر، آپ کسی ایسے شخص کو ساتھ لے جا سکتے ہیں جو گواہی دینے کو تیار ہو کہ وہ آپ کے ساتھ گیا اور آپ نے درخواست فراہم کی۔ جس شخص کو آپ نے ڈیلیور کیا ہے، اس کا نام اور عہدہ حاصل کریں۔ اس علاقے میں آپ کی موجودگی کی دستاویزات محفوظ کریں، جیسے پارکنگ رسیدیں۔

آپ چیک ان کر سکتے ہیں یا اپنے درخواست کردہ ریکارڈز کی صورتحال کی تازہ ترین معلومات مانگ سکتے ہیں۔ حکومتی ادارے کی معقول کوششوں کے ساتھ تعاون کریں تاکہ درخواست کی گئی معلومات کی قسم یا مقدار کو واضح کیا جا سکے۔

اگر آپ کو لگتا ہے کہ کسی سرکاری ادارے نے آپ کی درخواست کا مناسب جواب نہیں دیا، تو آپ اوپن ریکارڈز ہاٹ لائن 512-478-6736 پر یا ٹول فری 877-OPEN TEX (877-673-6839) پر رابطہ کر سکتے ہیں۔